学生档案、户籍管理科主要负责学生档案管理工作及户籍管理工作,制定和组织实施学生档案、户籍工作的规章制度,加强档案、户籍工作的规范化建设,提高档案、户籍综合管理水平。其工作职责为:
一、贯彻执行国家关于档案工作的法规、政策和规定,规范学生档案管理。
二、始终坚持以“为学生服务”为宗旨,勤恳踏实、认真负责地做好本职工作。
三、每学年组织各院做好新生档案的接收及相关材料填写工作。
四、负责完成新生入学档案交接工作,审查档案合格后按专业、班级及学号分类,建立档案目录,核对档案内材料是否齐全,建立档案清单,便于查找和利用。
五、定期收集在校学生每学期所需存档材料,包括奖励类材料(优秀学生干部登记表、优秀文体先进个人、优秀先进个人、优秀党员、五四优秀团员、光华教育基金奖、十佳大学生),处分类材料(处分决定),荣誉证书类材料(国家、省、市级和校、院级获得荣誉证书),其它材料(入团志愿书、学生体检表、机关学生工作助理团申请表、学工处工作助理团申请表)等。
六、在校期间借阅工作,原则上档案不外借,仅限在学生工作处档案室内查阅,借出时需说明理由,并经有关领导签字批准后方可借出,且遵守保密制度,保管好档案。
七、对休学、留级、转专业等学生档案,档案室将档案转入相应年级。
八、对遗留档案要做到出入清楚,遗留档案包括,自动退学、开除学籍、死亡的学生档案。
九、负责毕业生归档材料审查、催缴、督促各环节的细节工作。
十、统计毕业生需转递档案,按要求将转递前期工作做好,毕业时将学生档案按期转递。
十一、对学生做好咨询解答及毕业生档案转递去向查询等工作。
十二、对档案室要定期检查、核对和清理档案资料,做好防火、防潮、防高温等工作。
十三、负责学生档案的日常保管、统计、查阅和利用工作。
十四、负责全校学生档案管理工作的业务指导工作。
十五、积极配合学校其它部门的工作。
十六、负责新生入学户口迁入及毕业生户口迁出等工作。
十七、负责全校新入职教师的户口办理工作。
十八、负责保管全校师生集体户口页的借还、利用工作。
十九、负责做好与驻地派出所的沟通协调工作。
二十、负责各类文件、材料整理、存档等工作。
二十一、完成日常工作和领导交办的其它工作。